Meilenstein im Reporting für Kartenzahlungen bei IKEAs größtem Franchisenehmer

In der sich schnell verändernden Welt des internationalen Handels, sind strategische Partnerschaften für einfache, sichere und nachhaltige Kartenzahlungen von entscheidender Bedeutung. INGKA Group und die Raiffeisen Bank International (RBI) – als Partner für die Debit- und Kreditkartenakzeptanz – kooperieren inzwischen erfolgreich in 8 Märkten der CEE-Region, sowohl am POS, als auch im E-Commerce. Heute sprechen wir mit Samuel Langsford (Inbound Payment Specialist, INGKA Group Treasury), über das von der RBI maßgeschneiderte Reporting- und Reconciliationsystem:

Gerne! Wir haben uns zu einer weitreichenden, operativen Transformation entschlossen, mit dem Ziel Geldflüsse und Reports zu vereinfachen, standardisieren und digitalisieren. Dabei wurde unseren Partnern in diesem Bereich die zusätzliche Anforderung auferlegt, uns täglich, automatisiert Reporting auf Transaktionsebene zur Verfügung zu stellen, um uns ebenso automatisierte Reconciliation zu ermöglichen. Für uns bedeutet das Einsparung manueller Eingriffe, Identifikation von ‚Data Leaks‘ und verbesserte Datenqualität, die nun unserer gesamten Organisation zur Verfügung steht. Letztendlich bringen wir unsere Reconciliation damit auf ein best-in-class Niveau. Die RBI hat für uns einen sicheren und zuverlässigen Reportingkanal eingerichtet, den wir über Integration in unsere standardisierten ‚Data Lakes‘ nutzen. Dies trägt erheblich zu unserer Transformation bei und verbessert das real-time Verständnis von Zahlungen in den entsprechenden CEE-Ländern. Wir konnten daraus bereits zahlreiche operationale Verbesserungen herleiten, die von der RBI auch rasch umgesetzt wurden.  

Wir entwickelten uns von der historischen ‚Batch-Level-Reconciliation‘, die nur Daten der Zahlungsdienstleister nutzte, hin zu einer automatischen ‚Multipoint-Reconciliation‘ – über die gesamte Strecke vom Verkauf bis zum Eingang am Bankkonto. Diese Automatisierung ist ein Meilenstein im Reconciliation-Flow, den wir bislang nicht nutzen konnten.  

Die RBI ist unser bevorzugter Partner für Kartenzahlungen in mittlerweile 8 Märkten der CEE-Region. Um diese Position zu erreichen, galt es zunächst verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen, wie jene einer robusten und sicheren Plattform, sowie überzeugendem Commitment zur Nachhaltigkeit. Nun da wir unsere operative Transformation vorantreiben, sind moderne Reportingpipelines ein Muss, um in den kompetitiven Kreis unserer Zahlungsdienstleister aufgenommen zu werden, bzw. in ihm zu bleiben. Wir schätzen dabei besonders, wenn starke, bereits bestehende Partner diesen Schritt mit uns zusammen gehen.

Unser Ziel war es Zahlungsströme und Reporting zu vereinfachen, standardisieren und digitalisieren. Wir konnten diese Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern darüberhinaus Prozessoptimierungen identifizieren, die zuvor nicht erkennbar waren. Jeder Schritt in Richtung eines Ziels hat Nebeneffekte, die wir bei genauem Hinsehen nutzen können.

Die große Detailfülle, die von der RBI standardmäßig bereitgestellt wird. Etwas, was bei weitem nicht alle Acquirer liefern können. Trotz der notorischen Komplexität in diesem Bereich schaffte man es, detaillierte Interchange++ Breakdowns auf Transaktionsebene bereitzustellen. Wir sehen auch einen hohen Grad an Kategorisierung von Kartentypen, was uns ermöglicht sehr spezifische Analysen durchzuführen und überhöhte Gebühren verschiedener Parteien zu erkennen bzw. zu eliminieren.

Die Implementierung dieses Systems ermöglichte es uns, in den relevanten Märkten manuelle Eingriffe einzusparen, ‚Lecks‘ in Finanzströmen zu identifizieren und die Datenqualität für unsere gesamte Organisation zu verbessern. Außerdem konnten wir die Effizienz unseres operativen Setups verbessern und unsere Konfigurationen über verschiedene Märkte hinweg standardisieren. Unsere lokalen und globalen Stakeholder profitieren gleichermaßen von diesen Änderungen.

Bei INGKA streben wir nach ‚Einfachheit ‘, als einem unserer zentralen Werte. Die Implementierung und Pflege direkter Datenpipelines seitens unserer Zahlungsdienstleister ist keine einfache Aufgabe. Deshalb bemühen wir uns Stakeholder von dieser Komplexität abzuschirmen, indem wir die Daten in einen universellen Pool einspeisen, der die einzige ‚Quelle der Wahrheit‘ darstellt - nicht nur für alle Karten und Länder, sondern für jede Zahlungsart in der INGKA-Welt. So erhalten wir nicht nur schneller aktuelle Informationen als je zuvor, sondern auch aus nur einer zentralen Stelle. Die von der RBI zur Verfügung gestellten Systeme sind hervorragend für die Integration in dieses Netz geeignet. Für unsere User ergibt sich eine hohe Benutzerfreundlichkeit – sie erhalten nur die Informationen, die sie auch benötigen – und das auf eine einfache Art und Weise.

Die Komplexität einer solchen Implementierung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wir haben schnell gelernt, dass es in der ‚Payments‘-Welt keine Lösungen ‚von der Stange‘ gibt, Anforderungen sind stark unterschiedlich und sowohl Händler als auch Acquirer verfügen über unterschiedliche Plattformen. Unsere Zeitpläne waren ehrgeizig, wurden jedoch dank des engagierten Einsatzes unserer Ansprechpartner in der RBI erfüllt. Am Ende des Weges konnten wir feststellen, wie eine hervorragende Benchmark für Daten auch aussehen kann. Dies ist nun unser Maßstab, um die begonnene Transformation weiter auszurollen.

Da wir nun die vordefinierten Anforderungen unseres Transformationsprojekts erfüllt haben, können wir beginnen, die erhaltenen Daten in vollem Umfang zu analysieren. Als Group Treasury beginnen wir mit dem Aufbau einer entsprechenden Datenbank, um unsere Organisation mit ‚paymentdata-as-a-service‘ gezielt zu unterstützen. Wir hoffen, damit mehr Nutzen erzeugen zu können als vor dem Experimentieren mit den neuen Tools und Daten angenommen.

Unsere Transformation ist ein notwendiger Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben, während die Margen von allen Seiten unter Druck stehen. Chancen wie KI werdenohne zeitnahe und hochqualitative Datennutzung nicht realisiert werden können. Manuelles Reporting und finanzielle ‚Lecks‘ werden Themen der Vergangenheit sein, während Unternehmen konsequent auf Vereinfachung, Standardisierung und Digitalisierung der Back-End-Operations drängen. Diejenigen die dies nicht tun, werden kaum effizient genug sein profitabel weiterzumachen. In diesem Sinne müssen die Dienstleister automatisiertes Reporting schon jetzt als einen ‚Hygienefaktor‘ betrachten, der nicht unbedingt zu Neugeschäft führt, aber Verluste eindämmt. Händler, die noch nicht auf dieser Reise sind, sollten jetzt ihre Dienstleister kontaktieren, um in dieser neuen Welt gemeinsam zumindest schrittzuhalten, besser noch, sie zu mitzugestalten. Transformation ist ein permanenter Prozess, den man entweder selbst vorantreibt, oder dem man zusieht wie er einen hinter sich lässt.